Binnen ons systeem werken we met verschillen mappen om de afhandeling van een reservering soepel te laten verlopen. Deze mappen zijn te vinden in het linkermenu onder ‘boekingen’. Graag geven we je hieronder een uitleg over elke map, zodat je precies weet wanneer een boeking zich in welke map bevindt.

Zie je een map niet staan? Dat komt omdat we mappen waar geen boekingen in staan verbergen. Dat voorkomt een lange lijst met mappen die niet van toepassing zijn.

Website aanvraag: 

nieuwe boekingen die via je website zijn gemaakt. Je dient deze boeking op akkoord te zetten, zodat het systeem de boeking vervolgens automatisch verder afhandelt en in de juiste map plaatst. Anders blijft de boeking tot na vertrek in deze map staan. Je kan dit ook automatiseren door bij ‘Instellingen – Bedrijf’ aan te geven dat de boeking automatisch op akkoord gezet mag worden als de volledige betaling voldaan is.

Reserveringsaanvraag:
nieuwe boekingen die je als beheerder handmatig hebt aangemaakt via het planbord of via ‘boekingen – nieuw’. Je dient deze boeking op akkoord te zetten, zodat het systeem de boeking vervolgens automatisch verder afhandelt en in de juiste map plaatst. Anders blijft de boeking tot na vertrek in deze map staan. Je kan dit ook automatiseren door bij ‘Instellingen – Bedrijf’ aan te geven dat de boeking automatisch op akkoord gezet mag worden als de volledige betaling voldaan is.

Opties:
boekingen met de status ‘optie’. Je kunt deze status meegeven wanneer je een nieuwe boeking aanmaakt.

Verzonden / Ontvangen:
boekingen die vanuit het beheer zijn verzonden met een knop voor ‘akkoord / afwijzen’. Dit wordt veel gebruikt om de klant via de bevestigingsmail om definitief akkoord te vragen. De reservering dient als laatste door de beheerder zelf  ‘akkoord’ gegeven te worden om deze in de map ‘toekomstige boekingen’ te zetten.

Toekomstige boekingen:
boekingen met een aankomstdatum in de toekomst.

Check-ins (vandaag):
boekingen met een aankomst op dezelfde dag, die nog niet zijn ingecheckt.

Ingecheckte boekingen:
boekingen van gasten die aanwezig zijn, op basis van tijd of check-in status.

Check-outs(vandaag):
boekingen met vertrek vandaag, die nog niet zijn uitgecheckt.

Uitgecheckte boekingen:
boekingen die zijn uitgecheckt, op basis van tijd of check-out status, en waarvan nog een betaling geheel of gedeeltelijk openstaat.

Afgeronde  boekingen:
boekingen waarbij de huurperiode voorbij is en alle betalingen volledig zijn voldaan.

Annuleringen:
alle boekingen met de status ‘annuleren’.

Annuleringen + tegoed:
alle geannuleerde boekingen waarbij het al betaalde bedrag als tegoed bij de klant is bijgeschreven.

Overzicht:
een overzicht van boekingen met alle statussen, behalve boekingen met de status ‘annuleren’.

Alle bovenstaande mappen kun je helemaal naar wens inrichten. Rechtsboven in het scherm vind je ‘kolommen beheren’. Daarmee kies je zelf of je meer of juist minder informatie in het overzicht wilt tonen.