Om een aankomstlijst te maken, ga je naar ‘Rapportage – Aankomst- en vertreklijst’, klik hier. Bovenaan in het scherm kun je je voorkeuren ingeven:

1. Bij ‘Inhoud’ selecteer je ‘aanvang huurperiode’ voor het maken van een aankomstlijst.
2. Selecteer de periode waarvoor je een aankomstlijst wilt maken. Kies een standaard periode of klik op aangepast om een andere periode te selecteren.
3. Selecteer het product of de groep waarvoor je een aankomstlijst wilt maken. Als je niks selecteert wordt er een overzicht gemaakt van alle objecten.
4. Geef aan of je iCal blokkeringen wel of niet wil tonen op de aankomstlijst.
5. Selecteer eventueel ook een status (check-in voldaan / check-in voldoet niet aan).
6. Klik op de knop ‘Tonen’ en het overzicht komt hieronder te staan. Ook kun je hier een PDF of Excel van maken door rechts op de knop PDF of EXCEL te klikken. Deze wordt dan automatisch gedownload.

Template bewaren en/of periodiek mailen
Is het template helemaal naar wens? Dan kun je het template ook bewaren door voor ‘Ja’ te kiezen. Vervolgens kun je er een eigen titel aan geven en ervoor kiezen om deze wel of niet periodiek te mailen. Dit kan dagelijks, wekelijks of maandelijks.

Inhoud beheren
Via het tandwiel ‘kolommen beheren’ kun je kiezen welke gegevens er allemaal getoond worden in je aankomstlijst. Je kan er bijvoorbeeld voor kiezen om extra producten of de eerstvolgende aankomst / vorige vertrek te tonen.

Inchecken van je klanten
Door middels ‘kolommen beheren’ ook ‘check in/out’ toe te voegen, krijg je in de laatste kolom een dropdown te zien. Hier kun je klanten eenvoudig inchecken, zodra ze aanwezig zijn.

Specifieke nummers/voorkeurslabels/vookeurspositie toevoegen aan de aankomstlijst
Dit is alleen mogelijk als je de reservering een specifieke voorkeurspositie hebt gegeven. Het systeem kan namelijk boekingen zonder voorkeursplek automatisch gaan verschuiven om zo de meeste optimale beschikbaarheid te presenteren. Dat houdt in dat de planningspagina altijd kijkt of boekingen achter elkaar gezet kunnen worden, zodat andere gasten langere periodes kunnen blijven boeken.

Het is alleen mogelijk om een voorkeurs positie toe te voegen aan een boeking als je bij het object Voorraad labelen’ op ‘ja’ hebt gezet. Vervolgens komt er in de boeking een regel ‘Voorkeurspositie’ te staan. Door hier een specifiek nummer te kiezen, zet je de voorkeur vast. Dit nummer wordt vervolgens ook getoond in de aankomstlijst.